E-mail verzenden vanuit een alias in Outlook

Jan Jansen heeft het adres jan@contoso.com, maar klanten kennen hem als j.jansen@contoso.com. Mail aan dat tweede adres komt gewoon in zijn inbox binnen. Verstuurt hij zelf een bericht, dan herschrijft Exchange Online het afzenderadres standaard naar zijn primaire adres, en dat ziet de ontvanger.

Exchange Online kan gebruikers ook vanaf zo’n tweede adres, een alias, laten verzenden. In deze blogpost lees je hoe je verzenden vanaf aliassen aanzet in Exchange Online, een alias aan een gebruiker toevoegt en die alias als afzender kiest in Outlook op het web. Ook lees je wat plus addressing is en waarom je daar niet vanaf kunt verzenden.

Wat is verzenden vanaf een alias?

Een alias is een extra e-mailadres op de mailbox van een gebruiker. Mail aan de alias komt in dezelfde inbox binnen als mail aan het primaire adres. Volgens Microsoft kun je een gebruiker tot 400 aliassen geven, zonder extra licentie of kosten (Add another email alias for a user). Moeten meerdere mensen de mail op één adres afhandelen, zoals support@contoso.com, dan raadt Microsoft een gedeelde mailbox aan in plaats van een alias.

Standaard herschrijft Exchange Online een alias op berichten naar het primaire adres. De organisatie-instelling SendFromAliasEnabled van Set-OrganizationConfig schakelt dat herschrijven uit. Outlook-clients die dit ondersteunen, laten gebruikers dan vanaf een alias verzenden en op een alias antwoorden.

Wat heb je nodig?

• Een Exchange Online-mailbox voor de gebruiker, met een licentie: zonder licentie zie je de optie om een alias toe te voegen niet.
• Een Exchange-beheerdersrol, zoals Exchange Administrator, om aliassen te beheren.
• Rechten op de cmdlet Set-OrganizationConfig om de organisatie-instelling te wijzigen.
• De module ExchangeOnlineManagement, als je met PowerShell werkt.
• Een domein dat aan je Microsoft 365-organisatie is toegevoegd, voor het adres van de alias.

Zet verzenden vanaf aliassen aan in Exchange Online

De instelling geldt voor de hele organisatie. Ook gebruikers zonder nieuwere Outlook-client kunnen iets merken, omdat ze werkt op alle berichten die een mailbox verstuurt en ontvangt. Laat gebruikers dus weten dat dit eraan komt. Microsoft Learn beschrijft de instelling als parameter van Set-OrganizationConfig; daarom staat hier de PowerShell-route.

1. Maak verbinding met Exchange Online PowerShell met je beheerdersaccount.
2. Zet SendFromAliasEnabled op $true.
3. Verbreek de verbinding als je klaar bent.

Dit blok voert de drie stappen uit:

# Connect to Exchange Online with an admin account
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.onmicrosoft.com

# Stop rewriting aliases to the primary address, so users can send from an alias
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true

# Close the session
Disconnect-ExchangeOnline

Met $false zet je de instelling weer terug naar de standaardwaarde.

Voeg een alias toe aan een gebruiker

Microsoft beschrijft het toevoegen van een alias als een taak voor de beheerder, in het Microsoft 365 admin center.

1. Navigeer naar Users > Active users en selecteer de gebruiker.
2. Klik onder Aliases op Manage username and email.
3. Vul in het veld Username het eerste deel van de alias in, bijvoorbeeld “j.jansen”, kies het domein en klik op Add.
4. Klik op Save changes.

In de screenshots is de alias support@ een persoonlijke alias van één gebruiker; voor een adres dat meerdere mensen afhandelen, gebruik je een gedeelde mailbox.

Het kan tot 24 uur duren voordat een nieuwe alias overal is bijgewerkt.

💡 Wordt de gebruiker gesynchroniseerd vanuit een lokale Active Directory, dan voeg je de alias daar toe, in het attribuut proxyAddresses met het voorvoegsel smtp: in kleine letters. Wacht daarna tot de wijziging naar Microsoft Entra ID is gesynchroniseerd.

Kies de alias als afzender in Outlook op het web

Als verzenden vanaf aliassen aan staat en de functie in Outlook op het web beschikbaar is, krijgt de gebruiker in de instellingen van Outlook op het web een lijst met een selectievakje per alias. Een alias die hij daar aanvinkt, kan hij kiezen in het veld From van een nieuw bericht.

1. Open de instellingen van Outlook op het web en zoek de lijst met selectievakjes voor je aliassen.
2. Vink de alias aan en sla de instelling op.

3. Maak een nieuw bericht en kies de alias in het veld From.
4. Schrijf het bericht en verstuur het.

Plus addressing: wel ontvangen, niet verzenden

Plus addressing lijkt op een alias, maar werkt alleen voor ontvangen. Een gebruiker zet zelf een plusteken en een label achter het eerste deel van zijn adres, zoals jansen+nieuwsbrief@contoso.com. Exchange Online levert dat bericht af bij jansen@contoso.com. Zo’n adres hoeft niemand aan te maken, en met een regel in de inbox op het ontvangende adres sorteert de gebruiker zulke berichten automatisch.

Plus addressing staat standaard aan in Exchange Online. Een plusadres is geen alias op de mailbox: de gebruiker kan er niet vanaf verzenden, en Outlook toont het niet als zijn naam in To of CC.

Schakel plus addressing uit

Wil je het niet, dan zet je het voor de hele organisatie uit.

1. Navigeer in het Exchange admin center naar Settings > Mail flow.
2. Vink Turn off plus addressing for your organization aan en klik op Save.

In de schermafbeelding staat het vinkje aan, dus plus addressing staat daar uit.

Met PowerShell doe je hetzelfde met de parameter DisablePlusAddressInRecipients:

# Turn off plus addressing for the whole organization
Set-OrganizationConfig -DisablePlusAddressInRecipients $true

Gebruikerservaring

Verstuurt een gebruiker een bericht vanaf een alias, dan herschrijft Exchange Online de alias niet meer naar het primaire adres. Omdat het adres niet meer wordt herschreven, ziet de ontvanger de alias als afzender.

Bij het antwoorden hangt het afzenderadres af van de client. Outlook op het web antwoordt vanaf de alias waarop het bericht binnenkwam. Volgens Microsoft antwoordt Outlook voor de desktop vanaf het primaire adres, al verschilt de ondersteuning per client en versie; Outlook-clients die verzenden vanaf aliassen ondersteunen, kunnen ook vanaf de alias antwoorden. Vertel gebruikers dit, zodat ze weten welk adres de ontvanger ziet.

Tot slot

Met één organisatie-instelling, een alias per gebruiker en een vinkje in Outlook op het web kunnen medewerkers in Outlook op het web, en in andere Outlook-clients die het ondersteunen, vanaf een herkenbaar adres mailen, zonder extra mailbox of licentie. Plus addressing vult dat aan voor adressen waarop je alleen wilt ontvangen.

📚 Lees verder in Add another email alias for a user en Plus Addressing in Exchange Online.